Cómo automatizar procesos sin volver más compleja tu operación

El error es el orden, no la herramienta

La mayoría de los proyectos de automatización empiezan eligiendo un software y terminan con un proceso que funciona igual que antes, sólo que ahora tiene licencia. El orden está al revés. Una herramienta no simplifica nada: repite más rápido lo que usted le diga que repita, incluidas las partes que no deberían existir.

El orden correcto tiene tres pasos, y sólo en el tercero se compra algo: describir, podar, automatizar.

Describa el proceso como es, no como debería ser

Anote lo que pasa de verdad, paso a paso, con el nombre de quién hace cada cosa y cuánto espera cada paso. No la versión oficial: la real, incluida la hoja de cálculo que alguien lleva por su cuenta porque el sistema no hace lo que necesita.

Este paso solo suele pagarse a sí mismo. Es muy común que esa descripción sea la primera vez que el proceso entero existe en un mismo sitio, y que dos personas descubran que cada una creía que la otra hacía una revisión que no hacía nadie.

Pode antes de construir

Casi todo proceso arrastra pasos que existen por motivos que ya nadie recuerda. Los sospechosos de siempre:

• El paso que existe porque una vez pasó algo. Un error de hace años creó un control que sigue corriendo mucho después de que la causa desapareciera.
• La aprobación doble. Dos firmas donde la segunda no ha discrepado de la primera ni una sola vez.
• El informe que nadie lee. Fácil de detectar: deje de emitirlo un mes y vea quién lo pregunta.
• El dato que se teclea dos veces. La misma cifra escrita en dos sitios, que es la garantía de que algún día no van a coincidir.

Podar es gratis y es donde está la mayor parte de la ganancia. Automatizar un paso que podía haberse eliminado es pagar por conservarlo para siempre.

Qué merece automatizarse y qué no

Automatice lo repetitivo, lo que se hace igual siempre y lo que se equivoca por cansancio y no por desconocimiento: copiar datos entre sistemas, enviar un documento que siempre va al mismo sitio, emitir un informe cuya forma no cambia nunca, comprobar que dos cifras coinciden.

No automatice lo que exige criterio. Decidir si un gasto pertenece a un proyecto, si a un cliente se le amplía el crédito, si una diferencia merece investigarse: eso son decisiones, y una regla que finja tomarlas se equivocará justo en los casos que importan. Lo que sí se puede automatizar ahí es la preparación: que la decisión llegue a la persona correcta con todo lo que necesita para decidir en un minuto.

La prueba de que no complicó nada

Es sencilla. Explíquele el proceso nuevo a alguien que no trabaje en esa área. Si hace falta explicárselo dos veces, o si la explicación contiene la frase “salvo cuando” más de una vez, no está más simple: es la misma complejidad con una herramienta encima.

La segunda prueba es quién puede ejecutarlo. Si el proceso nuevo sólo funciona cuando está una persona concreta, no se automatizó nada: se creó una dependencia.

Empiece por donde es aburrido

La tentación es empezar por el proceso más visible. Suele ser la peor elección: es el que tiene más excepciones, más gente implicada y más opiniones. Empiece por algo pequeño, repetitivo y aburrido, termínelo, y deje que el equipo vea que funciona. El segundo cuesta mucho menos de acordar.

Tres preguntas antes de automatizar cualquier cosa

1. ¿Puedo describir este proceso en una página, tal como ocurre hoy de verdad?
2. ¿Cuál de estos pasos sobreviviría si lo elimino mañana?
3. ¿Este paso necesita criterio, o sólo paciencia?

Si la respuesta a la primera es no, el proyecto de automatización todavía no ha empezado, diga lo que diga el software.

En FusHer Services hacemos esto antes de tocar ninguna herramienta, porque es la parte que decide si el resto vale la pena. Si quiere mirar uno de sus procesos así, escríbanos.