Cómo calcular el flujo de caja de tu pyme sin complicarte

La fórmula es una sola

Saldo inicial, más lo que entra, menos lo que sale, igual a saldo final. Ese saldo final es el inicial del periodo siguiente, y se repite. Eso es todo. Lo demás es decidir qué va en cada columna y cada cuánto se repite.

Qué cuenta como entrada

El dinero que cae en la cuenta, el día que cae. Una factura emitida no es una entrada: es una promesa con fecha, y la fecha que importa es el día en que tu cliente paga de verdad, no la que lleva impresa la factura.

Este es el error más común de todos, y es el que deja una proyección inservible. Si tienes un cliente que siempre paga tres semanas tarde, ponlo tres semanas tarde. La proyección no está para ser justa, está para acertar.

Las salidas que todo el mundo olvida

Los costos mensuales son fáciles: del alquiler y los salarios se acuerda todo el mundo. Lo que hunde una proyección es todo lo que no pasa cada mes y cae de golpe —los impuestos, el aguinaldo, las pólizas, las renovaciones de licencias y programas, los honorarios anuales del contador, una reparación prevista—.

Apunta todos una vez, con el mes en que caen, y repártelos por el año como un ahorro si eso te deja dormir. Un gasto que conoces no es una sorpresa: es una fecha.

Por qué por semanas y no por meses

Un mes que cierra en positivo puede tener dos semanas en rojo por el medio, y tus proveedores no esperan a que el mes promedie. La vista mensual esconde justo lo que necesitas ver.

Por semanas cambia el cuadro: descubres que el problema no es que no haya dinero, sino que entra el 28 y los pagos vencen el 15. Eso no es un problema de rentabilidad, es de calendario, y se arregla hablando con gente, no vendiendo más.

Hasta dónde proyectar

Hasta donde puedas sostener con números reales. Trece semanas —un trimestre— es el horizonte habitual, y hay una razón: es suficiente para ver venir un problema con tiempo de reaccionar, y bastante cerca como para que las cifras sigan apoyadas en algo.

Una proyección a doce meses hecha de suposiciones no es más previsión: es más ficción. Vale más tener tres meses honestos que un año inventado.

Cómo saber si sirve

Comparándola con lo que pasó. Cada semana, al lado de lo que proyectaste, apunta lo que entró y salió de verdad. En un mes vas a saber en qué te equivocas de forma sistemática —casi siempre en las fechas de cobro— y vas a corregir la proyección en vez de la confianza que le tienes.

Una proyección que nadie revisa después es un deseo. Una que se revisa se convierte, en dos meses, en el número más fiable de la empresa.

Tres errores que la arruinan

• Mezclar el dinero personal y el del negocio. Si la misma cuenta paga al proveedor y la compra de la casa, la proyección no puede funcionar, porque la mitad de las salidas no dependen del negocio.
• Contar como ingreso el impuesto que cobras. El impuesto que cobras en tus ventas pasa por tu cuenta pero no es tuyo. Tratarlo como ingreso es gastarlo, y el día que hay que entregarlo ya no está.
• Proyectar los cobros a la fecha de la factura. Ya está dicho arriba, y conviene repetirlo, porque es el que hace que una proyección se vea bien hasta justo el día en que deja de verse bien.

Cómo empezar hoy

1. Abre una hoja con una columna por semana para las próximas trece.
2. Pon en la primera el saldo que tienes hoy en el banco.
3. Añade lo que esperas cobrar, en la fecha en que de verdad lo esperas, y todo lo que tienes que pagar, incluidos los que no son mensuales.
4. El lunes que viene apunta lo que pasó de verdad y corrígela.

Se monta en una tarde y se mantiene en diez minutos por semana. No hay trabajo contable que se pague más rápido.

Si tus números no están como para montar esto, ese es el problema que hay que resolver primero, y es por el que solemos empezar. Escríbenos y lo vemos.