Errores fiscales frecuentes que pueden poner en riesgo a freelancers y emprendedores

Usar una sola cuenta para todo

Es el primer error y el que provoca los demás. Con una sola cuenta no hay deducción que se pueda demostrar limpiamente, no hay ingreso que se distinga de un traspaso entre sus propios bolsillos, y el día que tenga que enseñar cuánto gana el negocio —a un banco, a un cliente que le hace su revisión— lo estará reconstruyendo desde un estado de cuenta lleno de gastos personales.

Arreglarlo no cuesta nada y casi nunca se arregla, porque la cuenta ya funciona. Abra la segunda igual.

Meter cualquier gasto como gasto del negocio

La prueba no es si usted lo pagó. Es si pertenece a la actividad, y si puede demostrarlo. Una computadora con la que trabaja es una cosa; la cena familiar en la que se habló de trabajo es otra, y la segunda no sobrevive a una pregunta.

El daño de verdad no es el gasto que le rechazan. Es que un conjunto de gastos que nadie podría defender pone en duda todo lo demás, incluidos los que eran perfectamente legítimos.

No mirar lo que entra

Emitir recibe atención porque el cliente pide el documento. Recibir no, porque ignorarlo no tiene consecuencia inmediata. Pero los comprobantes emitidos contra usted se acumulan solos, incluidos los equivocados, los duplicados y los que no son suyos, y la primera vez que alguien los mira es porque las cifras ya no cuadran.

Revisar lo que entra son unos minutos a la semana. Reconstruir un año de eso es un trabajo.

No declarar porque no facturó

Un mes sin ingresos sigue siendo un mes con obligación. El silencio no es una declaración, y el hueco no se cierra solo: se queda ahí hasta que otra cosa lo saca a la superficie, normalmente cuando usted necesita demostrar que está al día y con prisa.

Guardarlo todo en el correo

Una carpeta de correo no es un archivo. Depende de una cuenta, no tiene un orden que otro pueda seguir, y desaparece el día que el proveedor cierra la cuenta o usted pierde la contraseña. Las facturas emitidas y recibidas, y los acuses de lo que declaró, tienen que vivir en un sitio que sobreviva a que usted se olvide de ellos.

Creer que estar inscrito es estar al día

La inscripción es un punto de partida, no un estado. Lo que cuenta después es si las obligaciones periódicas se cumplen, y mucha gente descubre la diferencia cuando un cliente le pide una constancia antes de soltar un pago.

Conviene revisar su propia situación de vez en cuando, con calma, en vez de enterarse el día que la necesita otro.

Esperar a ser grande para ordenarse

Éste es el caro, porque suena razonable. El razonamiento es que el orden puede esperar a que haya volumen. Pero el orden es barato con cinco facturas al mes y caro con dos años por reconstruir, y el momento en que hace falta —un préstamo, un cliente serio, un socio— llega sin avisar.

Nadie necesita un departamento contable el primer día. Todo el mundo necesita una cuenta aparte, las facturas en un sitio y un hábito mensual.

Qué hacer si varios de éstos le suenan

No intente arreglarlo todo hacia atrás de golpe. Empiece el hábito correcto desde este mes, y después decida hasta dónde vale la pena ordenar lo anterior. Hacia adelante cuesta poco; hacia atrás es un proyecto, y conviene hacerlo sabiendo para qué.

Cinco comprobaciones, hoy

1. ¿El negocio tiene su propia cuenta, y es la única que se usa?
2. ¿Puede decir cuánto ganó el mes pasado sin abrir el estado de cuenta?
3. ¿Ha mirado los comprobantes emitidos contra usted en el último mes?
4. ¿Tiene los acuses de lo que ha declarado, en un sitio donde pueda encontrarlos?
5. Si hoy un cliente le pidiera demostrar que está al día, ¿cuánto tardaría?

Si la última no tiene respuesta rápida, por ahí se empieza.

En FusHer Services trabajamos con gente que es una sola persona y con empresas de cien, y la conversación de entrada es la misma: mirar cómo está usted de verdad. Escríbanos y lo miramos.