Qué debes saber para cumplir con Hacienda sin estrés

El estrés no es la norma, es el calendario

Declarar es el último paso de un mes de trabajo, y se hace en minutos cuando el mes se hizo bien. La angustia que la gente asocia con Hacienda viene casi siempre de hacer ese mes de trabajo en los dos días anteriores a la fecha, con los documentos que haya a mano.

Por eso el consejo útil nunca va de la norma. Va de lo que tiene que estar terminado antes de que declarar sea siquiera una pregunta.

Lo que hay que tener cerrado antes de pensar en declarar

Tres cosas, y en este orden:

• La facturación emitida y recibida, completa. No casi toda. Si falta un documento, la cifra está mal, y una cifra mal presentada a tiempo sigue siendo una cifra mal.
• Los gastos con su comprobante. Un gasto sin comprobante no es un gasto deducible: es un gasto que pagó dos veces.
• Los bancos conciliados. Es la única revisión que le dice si falta algo. Sin ella sólo puede comprobar lo que ya sabe que existe.

Los comprobantes electrónicos recibidos son lo que más se descuida

Emitir se vigila, porque el cliente pide el documento. Recibir no, porque si lo ignora no pasa nada —hasta que las cifras no cuadran y alguien tiene que ir mes a mes hacia atrás a averiguar por qué.

Reviewing what arrives is a weekly habit, not a monthly task: check that every received voucher corresponds to a real purchase, that it is in the company’s name, and that it was accepted or rejected deliberately. Suppliers make mistakes, and a voucher issued against your company that you never looked at is a figure you will end up explaining.

Estar al día y poder demostrarlo son dos cosas distintas

Una empresa puede estar perfectamente al día y aun así no poder demostrarlo en el momento en que hace falta: un banco que pide la situación antes de un préstamo, un comprador haciendo su debida diligencia, un cliente que necesita la constancia para pagar una factura.

Guarde los acuses. Cada declaración genera uno, y es lo único que prueba qué se presentó y cuándo. Una carpeta por año con las declaraciones y sus acuses, llevada sobre la marcha, convierte una petición urgente en una respuesta de dos minutos.

Qué hacer cuando ya se presentó algo mal

Primero, no lo deje. Un error conocido que se deja crece, porque cada periodo posterior se construye encima.

Segundo, no lo arregle de lado. Compensar un error pasado dentro de una declaración posterior, para que el total salga bien, convierte un error corregible en dos errores y un patrón. Las correcciones tienen su propio camino, y usarlo siempre sale más barato que esconder el problema en el periodo siguiente.

Tercero, deje por escrito qué pasó y por qué, en el momento. Dentro de un año nadie se acordará, y esa explicación es lo que convierte un error en un asunto resuelto y no en una sospecha.

Lo que conviene dejar de hacer

Stop keeping the documents in the inbox. An email folder is not an archive: it depends on one person’s account, and it disappears when they leave.

Deje de declarar con cifras provisionales con la intención de corregir luego. La corrección casi nunca llega, y la cifra provisional se queda como la oficial por omisión.

Y deje de tratar la fecha límite como el principio del trabajo. Es el final.

El ritmo mensual que quita el estrés

1. Cada semana, revise lo recibido y acéptelo o rechácelo a propósito.
2. Cada semana, archive los comprobantes de gasto de lo que se pagó.
3. A principio de mes, concilie los bancos del mes que acaba de cerrar.
4. Compruebe que su propia contabilidad y lo que va a declarar dicen lo mismo.
5. Declare, y guarde el acuse donde vaya a encontrarlo dentro de un año.

Cinco hábitos. Ninguno es difícil; lo difícil es que son semanales y la fecha es mensual, que es justo por lo que se posponen hasta que las dos cosas chocan.

En FusHer Services llevamos este ritmo todos los meses para más de cien empresas, y lo primero que notan los clientes no es el ahorro: es dejar de ir tarde. Si quiere ver cómo está, escríbanos.