Qué revisar antes de una auditoría financiera

Una auditoría se alarga por motivos que no tienen que ver con los números

El auditor no se pasa el tiempo recalculando. Se lo pasa pidiendo evidencia y esperándola. Cada documento que tarda dos días en aparecer son dos días que la auditoría no avanza, y el costo de una auditoría se mide en tiempo, no en hallazgos.

Así que la pregunta antes de empezar no es si las cuentas están bien. Es si usted puede demostrarlo sin tener que buscar nada.

Los saldos que hay que poder explicar

No todas las líneas del balance de comprobación reciben la misma atención. Estas cuatro concentran casi todas las preguntas:

• Bancos. Conciliados hasta el último día del periodo, con las partidas pendientes identificadas una por una. Una conciliación que termina en “diferencia por investigar” es una pregunta abierta con su nombre puesto.
• Cuentas por cobrar. Con su antigüedad y un criterio sobre qué es realmente cobrable. El saldo viejo del que nadie quiere hablar es por el que preguntan primero.
• Inventario. Con su toma física y el rastro que va del conteo a la cifra registrada. Si los dos números no coinciden, dígalo antes de que se lo pregunten y explique por qué.
• Activos fijos. Con un detalle que sume el saldo, y una depreciación que siga un criterio que alguien pueda decir en voz alta.

Los papeles que ya tendrían que estar juntos

La mitad del atraso de una auditoría es la búsqueda de documentos que existen y que nadie tiene en un mismo sitio. Antes de empezar, reúna en una sola carpeta: contratos vigentes, préstamos con su tabla de amortización, pólizas, contratos de arrendamiento, actas de asamblea y de junta directiva del periodo, y las declaraciones presentadas con sus acuses.

Suena obvio. Es lo que con más frecuencia convierte una auditoría planificada en una auditoría larga.

Las tres conciliaciones que deciden el tono

Un auditor se hace una idea de la empresa en los primeros días, y son estas tres las que se la forman:

1. Banco contra contabilidad. La básica. Si ésta no está al día, todo lo que viene después se lee con desconfianza.
2. Inventario físico contra el sistema. No sólo el total: las diferencias, y qué se hizo con ellas.
3. Planilla contra lo declarado. Lo que pagó, lo que retuvo y lo que declaró tienen que contar la misma historia.

Cuando esas tres cuadran, el resto de la auditoría es una comprobación. Cuando no, el resto de la auditoría es una investigación.

Lo que no hay que hacer

No ajuste en caliente. Un asiento hecho la semana antes de la auditoría para dejar bonito un saldo es justo el asiento que sale seleccionado, y se lo van a preguntar con la fecha en la mano.

No rehaga periodos cerrados. Corregir un año anterior porque así una cifra se ve mejor convierte una diferencia explicable en una reexpresión, que es una conversación mucho más larga.

Y no “arregle” un saldo antes de que nadie haya preguntado. Una diferencia con explicación es un hallazgo normal. Una diferencia que se hizo desaparecer sin decir nada es un hallazgo sobre los controles, que es peor.

Lo que una auditoría no va a hacer por usted

No va a ordenarle la contabilidad, y no es su trabajo. El auditor opina sobre una información que usted preparó; si esa información llega a medias, lo que compra es una auditoría más larga y una opinión peor, no una limpieza gratis.

Tampoco va a encontrarlo todo. Una auditoría trabaja con muestras y con materialidad, así que pasarla no es un certificado de que cada cifra esté bien. Es una opinión razonada, que ya es bastante.

Una lista de comprobación de una página

1. Bancos conciliados hasta el último día, con las partidas pendientes detalladas.
2. Cuentas por cobrar y por pagar con su antigüedad.
3. Toma física de inventario hecha, y la diferencia contra el sistema explicada.
4. Detalle de activos fijos que suma el saldo, con su criterio de depreciación.
5. Contratos, préstamos, pólizas y actas en una sola carpeta.
6. Declaraciones presentadas, con sus acuses, que cuadren con su propia contabilidad.
7. Planilla conciliada contra lo declarado.
8. Una persona con nombre y apellido capaz de responder por cada uno de los puntos anteriores.

El último es el que más se olvida y el que más tiempo ahorra.

En FusHer Services auditamos, y también preparamos a empresas a las que va a auditar otro. Si quiere saber cómo está antes de que haya fecha, escríbanos.